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科技文件材料整理注意事项
作者:admin  点击数:6122  日期:2013/2/21

 科技文件材料是指在科学技术、生产建设等活动中,按照一定的程序和要求直接形成的历史记录。主要有:基本建设材料、设备仪器材料、科学研究材料、产品开发材料等几种。

    科技文件材料的整理原则上应当执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)的规定。
(一)    分类与组合                    
按照立档单位的档案分类方案,进行科技文件材料的实体分类。
1. 分类的基本方法
基本建设材料按工程项目或结合工程性质分类;设备仪器材料按设备仪器种类或型号分类;科学研究材料按科研项目或课题分类;产品材料按产品种类或部件分类。
2. 分类中要注意的问题
(1)针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。
(2)引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。
(3)一个单位保存一套相关的通用图、标准图,并单独组卷;采用了这些图纸的项目,其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注相应的图号,不必将这些材料再晒制一份来组卷,以免重复。
(4)底图以张为单位单独保存和管理。
(5)基建工程维修、设备仪器保养维修、产品更新换代或更换零部件时,新形成的科技文件材料,应该单独组卷,排列在相应项目的原有案卷之后。
3. 案卷和案卷内科技文件材料的排列
卷内科技文件材料排列前,要去掉其金属物和杂物,对破损、字迹扩散的科技文件材料进行修裱,对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。蓝图要将正面向内,以手风琴风箱式折叠成A4幅面(297mm×210mm)大小,不宜反折,右下角的图标应反折后露在外面。
案卷和卷内科技文件材料的排列方法:
基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。
设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序排列。
科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
产品类案卷按产品开发设计(含初步设计、技术设计)、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序,或按其产品系列、结构排列。
科技文件材料排列应文字在前,图样在后。案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。有译文的外文资料译文在前,原文在后。
(二)  编目
   卷内科技文件材料页号的编写
每一份科技文件材料(包括原有图样目录)应编上页号,正面编在右下角,背面编在左下角,图样文件的页号编写在标题栏外,空白页不编号。
成套图样或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;与其它科技文件材料组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。

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