通知公告您现在的位置:首页 - 工作动态 - 通知公告

 
关于2012年度部门档案工作考核的通知
作者:admin  点击数:2981  日期:2012/11/16

       

各学院、部门、直属单位:

为了全面贯彻落实《高等学校档案管理办法》,切实提高我校档案工作水平,根据《山东理工大学档案管理考核实施办法》的规定,经研究决定,现对各立卷部门的档案管理工作进行年度考核,现将有关事项通知如下:

一、考核范围

全校各学院、部门、直属单位等立卷部门。

二、考核内容

(一)档案工作是否纳入部门工作计划和议事日程,列入部门分管领导、兼职档案员岗位职责;

(二)档案工作是否与部门工作实行四同步管理(重大活动、工程项目、引进设备、教学、科研等重要工作中,将归档工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收);

(三)部门是否建立了档案工作规章制度及档案人员岗位责任制;

(四)兼职档案人员参加业务培训及业务工作开展情况;

(五)部门归档材料平时收集立卷情况;

(六)部门档案保管条件及安全情况。

三、考核组织形式

考核采取部门自查和实地抽查相结合的方式。各部门对本部门档案工作进行全面自评,形成自查报告并填写《山东理工大学档案管理考核评定表》(见附件);在部门自查的基础上,我馆将组成考核小组进行抽查,抽查的方式为实地查看、现场座谈、查阅资料等。

四、考核等级

考核设优秀、合格、不合格三个等次。90100分为优秀,6089分为合格,60分以下为不合格。

五、考核工作时间安排

(一)自通知下发日至1123日,各立卷部门进行年度档案工作全面自查并形成自查报告,填写山东理工大学档案管理考核表(红字部分除外),由部门分管领导签字并加盖部门公章于1123日前报送档案馆业务指导部;

(二)1126127,档案馆组成考核小组对立卷部门年度档案管理工作情况进行抽查(具体抽查时间提前与被抽查部门协商确定);

(三)128日—14日,档案馆汇总各立卷部门考核成绩,报分管校领导审批后公布考核结果。

请各立卷部门按照考核标准及有关要求,积极做好各项备查材料等相应准备工作。

 

附件:山东理工大学档案管理考核表

 二〇一二年十一月十六日

山东理工大学档案管理考核表

  门 名 称

 

总 分

 

自评分

考核分

备 注

考 核 内 容

           

一、

26 分)

组织

领导

16 分)

1.档案工作列入部门工作计划和议事日程(3分),实行四同步管理(3分)(共6分,有相关文件或会议记录的得满分,否则酌减或不得分)

 

 

 

2. 明确分管档案工作的部门领导和兼职档案员(有相关文件或会议记录的得 2 分,否则酌减或不得分)

 

 

3.档案工作列入分管领导、兼职档案员岗位职责(有相关文件或会议记录的得 3 分,否则酌减或不得分)

 

 

4. 建立了档案工作规章制度及档案人员岗位责任制(有相关文件或会议记录的得 5 分,否则酌减或不得分)

 

 

人员

管理

10 分)

1. 兼职档案员相对稳定,工作调动或调整时及时办理了档案移交手续(有档案交接记录的得5分,否则不得分)

 

 

2. 兼职档案员按时参加全校业务培训,并较好的掌握了文件材料立卷归档技能(按时参加培训的得5 ,无故不参加的本项不得分)

 

 

二、

立卷归档( 44 分)

部门立卷

8 分)

严格执行部门(课题组)立卷制度(3分)和部门兼职档案员向档案馆移交的制度(5分)。

 

 

 

归档完整

6分)

归档文件材料收集齐全、完整(含声像、实物和电子文件材料)(缺一份扣2分)

 

 

归档准确

3分)

能够准确无误地判定归档材料的保存价值和保管期限,无冗杂材料,对无凭证作用或利用价值的材料不予归档。(准确率达到100%3分,每低于5%1分)

 

 

注:归档材料准确率=准确判定归档材料的保存价值和保管期限的案卷数/归档案卷总数

 

考 核 内 容

           

自评分

考核分

备 注

二、

立卷

归档

44

分)

网上立卷( 10 分)

熟练使用档案管理信息系统录入档案信息,做到准确无误。(独立熟练使用5分,录入信息准确无误5分)

 

 

 

归档及时

17 分)

1.根据学校统一要求,准时在规定时限内完成归档工作(部门、学院次学年6月底前归档;教务处形成的成绩、学籍表、毕业信息等次学年12月底前归档;科研类档案在项目完成后两个月内;基建类档案在项目完成后三个月内;重大活动档案在活动结束后一个月内)(按时归档得10 分,否则不合格)

 

 

2.纸质档案和电子档案同时移交,并有完备的交接手续(表格完备2分,填写内容3分)

 

 

3.建立归档材料平时收集立卷的工作习惯,注重档案材料的平时积累、平时立卷(平时积累、立卷的得2分,否则不得分)

 

 

 

三、

案卷质量( 25 分)

组卷

5 分)

遵循文件材料形成规律,分类准确、组卷合理,保持卷内文件材料系统联系

 

 

 出错率=05分;每上升10%1分,超过40%不得分

卷内内容

20分)

1. 卷内文件完整、准确、系统,排列有序(5分)

 

 

2. 卷内文件用纸规范,书写工整、字迹清晰、用墨符合要求(5分)

 

 

3. 卷内文件目录、备考表填写规范,页码编写无误。(5分)

 

 

4. 卷内文件装订整齐,无金属装订物(5分)

 

 

安全保密

5

保管条件

2 分)

配有专用的文件材料柜和档案柜(未配备的该项不得分)

 

 

 

安全保密

3 分)

有较强的安全保密意识,认真负责保管档案及文件材料(有执行情况记录且无泄密事故的得 3 分,否则酌减或不得分)

 

 

注:出错率=每项出现错误的次数/部门移交文件总数

        

 

 

 

 

 

 

分管领导签字:____________________

        

(部门盖章)

           

 

 

 

 

 

 

 

盖章:____________________

       

        

 

 

 

 

 

 

 

 

盖章:____________________

        

注:考核内容红字部分无需填写。

 


上一条信息:关于做好《山东理工大学年鉴(2013)》组稿工作的通知

下一条信息:关于领取《山东理工大学年鉴》(2012)的通知

Copyright © 山东理工大学档案馆 地址:山东省淄博市张周路12号 邮政编码:255049