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2012年度部门档案工作情况通报
作者:admin  点击数:6455  日期:2012/12/31

各学院、部门、直属单位:
    为了全面贯彻落实《高等学校档案管理办法》,切实提高我校档案工作水平,根据《山东理工大学档案管理考核实施办法》的规定,我馆对各立卷部门的档案管理工作进行了年度考核,根据部门移交档案的类别、时间等权重因素,结合集中实地检查,遴选出19个先进部门,其共同特点如下:
   一、领导重视档案工作,责任制度到位。立卷部门明确了分管档案工作的领导和兼职档案员,自觉把档案工作列入部门的工作计划、议事日程和相关人员的岗位职责,部分部门专门制定了部门档案工作要求。兼职档案员按时参加学校年度档案业务培训,能够统筹兼顾,具有较好的档案意识和责任感。
   二、平时及时收集,保障案卷齐整。立卷部门能够认真贯彻执行《高等学校档案管理办法》,严格按照《山东理工大学档案管理办法》和《山东理工大学电子文件归档管理暂行办法》的规定、程序和相关要求,围绕部门档案材料的内容、类别和归档时间,扎扎实实地做好部门年度档案材料的收集、整理、分类、组卷、装帧、录入、移交等具体工作,并在完成纸质档案材料归档的同时,注重做好与之对应的电子文件的日常收集、整理及归档工作。
    三、落实安全措施,强化档案保密。立卷部门都配备了档案橱柜及专用的装具,明确了专人管理,加强日常使用保管安全教育,保证了档案材料的安全。兼职档案员工作中认真负责,严格执行规定和制度,具有较好的安全保密意识,确保部门档案及文件材料无缺失、无遗漏、无损坏,基本达到档案管理规范化的要求。
四、能够严谨操作、认真把关。部门分管领导和兼职档案员积极协调工作关系,从档案管理各个环节入手,源头把关,控制过程,讲究细节,部门案卷质量、兼职档案员的操作技能和部门归档时效都有不同程度的提高。
   通过集中实地检查也发现了一些问题和不足,主要有两方面:
    一、部门网上立卷技能有待提高。虽已经过多次培训,但仍有部分兼职档案员尚不能熟练掌握和运用档案管理信息系统,在进行网上录入时,时有发生录入信息不准确、录入格式不正确等问题。
    二、归档工作需要加强预见性。个别立卷部门归档工作启动迟延,工作过程拖拉、脱节,工作的主动性和积极性有待提高。
    档案工作是学校管理工作的重要组成部分,也是积累和总结办学经验的客观依据。希望各部门进一步重视档案立卷以及归档工作,针对存在的问题,积极进行整改,认真负责、扎实高效地做好本部门的档案工作,推动全校档案管理迈上新台阶。
 
     附:1.2012年度档案工作先进单位名单
         2. 2012年部门归档情况表
 
                                                                                    二○一二年十二月二十七日
 
2012年度档案工作先进单位名单
 
                                          计划财务处
                                          法学院
                                          马克思主义学院
                                          农业工程与食品科学学院
                                          机械工程学院
                                          科技处 学报(自然版)编辑部
                                          党委组织部
                                          社科处 学报(社科版)编辑部
                                          建筑工程学院
                                          党委宣传部 新闻中心
                                          人事处
                                          审计处
                                          商学院  MBA教育中心
                                          国际合作与交流处
                                          纪委 监察处
                                          图书馆
                                          党委(校长)办公室
                                          法律事务室
                                          远程与继续教育学院
 
 
 
 
 
 
 

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