| 档案基础知识之一 | |
| 作者：admin 点击数：499 日期：2006/12/06 | |
档案 （ archives ） 国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是有史以来最早产生的文献之一，也是现代社会信息的重要门类。 词源 中国明代以前对档案的称呼与文书不加区分，有典、册、策、中（册字的省形）、简牍、文书、簿书、案卷、文案、案牍等称谓。“档案”一词始见于清代，康熙十九年（ 1680 年）《起居注》中记载：在披阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本人亦有功牌，其罪“如何？'”大学士奏曰：该事“部中无档案，故控告时部议不准。”大约成书于康熙四十六年的杨宾《柳边纪略》则对档案有所解释：“边外文字多书于木，往来传递者日牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。”清入关后该用纸张书写，但习惯相沿，仍将保存起来的文书称作“档案”、“档子”。在其后的律令条例中，对于“文书”和“档案”的用法，更有较为明确的区分，多处使用“缮写文书，收贮档案”，“录存档案”，“档案副本”等等。按汉字本义，“档”为横木框格，系指存放东西的阁架；“案”即小桌子一类的东西，引申为处理某一事件的案卷。“档案”即存入档架的案卷，沿用至今仍有其形象的和内在的意义，并赋予了新的科学涵义。 档案起源 档案最早产生于怎样的历史背景和什么历史时期，历来众说纷纭。其中较有代表性的观点是阶级的社会产物说和原始社会产物说，后者又被称谓社会产物论。阶级社会产物说的主要见解有两种：（ 1 ）认为随着阶级的出现和国家的形成。为了管理国家和大规模的生产，进行国与国之间的交往或战争，国家需要文字记录作为管理和交际的工具，因而发明了文字，国家机关利用文字记载和传达各种事务，于是产生了文件，它被保存起来便形成了档案；（ 2 ）认为在国家产生之前虽已出现了文字，但在原始社会人们并无保存和利用档案的需要，只有当阶级产生和国家形成之后，国家为了进行管理，需要以文字记录事务和表达统治阶级的意志，才产生了文件并贮存档案。这两种见解共同论点是认为文字和国家机关的出现，成为产生档案必须兼备的条件；两种见解的不同点，主要在于文字产生的时期及其对形成档案的关系各持异议。原始社会产物说的主要见解也有两种：（ 1 ）认为国家形成之前，在原始社会后期，随着生产的发展，社会交往的扩大和文字的发明，人们便开始应用文字记录，即产生了最早的文件，保存起来则成为档案；（ 2 ）认为早在原始社会较长时期内，人类已有利用并保存档案的需要和可能，在文字发明之前人们即以结绳、刻契等原始的方法记事，此绳结和契刻就是历史上最早产生的档案。上述两种见解的共同论点是，认为档案产生于国家形成之前的原始社会时期；两种见解的不同点，主要在于结绳刻契档案说认为这些载体已有记录、凭证等档案属性，而文字档案说则认为绳结契刻不能独立地比较系统地体现记录和传递的功能，自有文字记录才首开档案历史之先河。 从已知的历史事实和研究成果来看，档案并非自有人类伊始就同时产生的一种社会现象和物质实体，而是人类社会发展到一定阶段的文明产物。迄今世界各地发现的、比较系统的以文字记录人们实践活动最早的档案，多属于国家出现之后的历史遗物。如中国的甲骨档案，两河流域的泥板档案，埃及的纸草档案。但承载诸如甲骨文这样较为完善的文字系统的档案，不可能是历史上最早的档案，这涉及文字发明和应用于记录的最早时期，以及与产生档案的关系。文字发明之前非文字的原始记事形式是否已具有档案性质及程度如何等问题，尚待进一步考察和研究。 探索档案的起源，有助于加深对档案的性质以及档案和档案工作发展规律的了解，因而成为具有学术价值和实际意义的课题。 档案的特点和范围 （ 1 ）档案是由现实使用过的文件转化而来的历史记录。文件被使用和办理完毕之后，一部分随着记述‘办事等现行功能的结束，失去其社会价值而被淘汰；另一部分由于对日后仍有查考价值，则被选择保存下来成为档案。这也决定了档案的本质属性及与其它资料的不同：档案是原始的历史记录，不是事后编写的材料，档案以其记录性和原始性集于一体的特点区别于一般的历史遗物。（ 2 ）档案是各种机关、组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的文件组合体。其生产与存在，始终渊源于其专门的形成单位，并由此构成档案文件之间的内在联系。这一定向积累性和历史联系性的特点，使得档案存在与运动的形态与其他资料有所不同，它要求尊重档案来源与内容等方面固有的联系，维护档案文件体系的历史面貌，才能有效地发挥档案信息系统特有的作用。（ 3 ）由于档案是历史原始记录物，故更具可靠性，并多具有单一性和稀有性。档案以其原始和孤本而珍贵的特点区别于其他资料，这对于保护和利用也有特殊的要求。（ 4 ）档案的种类和形式丰富多彩，档案的范围相当广泛。一些历史悠久、性质或载体比较特殊的档案，往往与文物、图书、资料等有一定的转化关系或部分重合关系，即具有双重性或几重性。因此，在博物馆、图书馆和档案馆均有所收藏。有的国家对此有法律规定，如《中华人民共和国档案法》规定：“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。”“档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。” 档案定义的类型与趋势 长期以来，国内外学者对档案定义和特点有种种不同见解。在有关的法律、法规和标准文件中也有反映。从档案概念内涵的构成要素而论，基本上分为两种类型：（ 1 ）限制型，强调具有永久保存价值的，并保存在档案馆等特定场所的历史文件才是档案。如国际档案理事会主持编纂的《档案术语词典》（ 1984 ）将档案定义为“由那些形成他们的人或由他们的职能继任者为了自己利用的目的或因为他们的档案价值，经过挑选或未经挑选的，由某个适当的档案馆永久保存的非现行文件”。（ 2 ）宽舒型，不限定永久保存价值和保存地点等因素，保存在任何地方的、具有一定保存价值的历史文件，均为档案。如《法兰西共和国档案法》（ 1979 ）规定：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期，形式和制成材料如何，都是档案。”中国鉴于全国拥有各级各类档案馆和大量机关单位档案室组成的网络体系，并对档案实行分级集中统一管理的体制，因而规定无论保存在机关档案室或国家档案馆的，还是保存在个人手中的，需要短期、长期或永久保存的各种历史文件，都属于档案。 从档案概念的属种关系而论，大致有三种主要模式的档案定义：（１）以“历史记录”或“原始记录”为属概念，如中国人民大学吴保康主编的《档案学概论》的表述为“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录”；（ 2 ）以“文件”为属概念，如美国 T.R. 谢伦伯格著《现代档案――原则与记述》（ 1956 ）的档案定义为“经过鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者已选出准备藏入某一档案机构的文件”；（ 3 ）以“信息”或“信息资料”、“信息载体”为属概念，如认为档案是人类社会实践活动中直接形成的，贮存备查的有序的信息载体。以“文件”为属概念的档案定义，在国际范围内比较通行。从“信息”角度研究档案定义的趋势，近年来有所发展。 1987 年《中华人民共和国档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这一条款并非一般的档案定义，而是明确了国家管理档案的范围，限定于“对国家和社会有保存价值的”，但它揭示了档案的本质属性，具备档案定义的基本要素，富有档案定义的理论意义。因而在中国以此为基础进行表述的档案定义较为通用起来。 档案价值 一般指档案对于人们和社会的意义与作用。从实质上说什么是档案的价值，长期以来各国档案界都有争议，代表性的观点主要有四种：（ 1 ）档案价值即指档案的属性或使用价值，它只是客观存在的，与人们的需求无关；（ 2 ）档案价值是由人们的需求而决定的主观产物，没有也不可能有客观的价值标准；（ 3 ）档案价值是凝结在档案中的劳动，档案价值的大小决定于形成档案过程中的劳动，档案价值的大小决定于形成档案过程中所耗费的劳动量；（ 4 ）档案价值主体和客体之间的关系范畴，即档案客体对人们主体需要的满足及其程度的表现形式。一般认为档案价值是由档案本身的各种因素和社会对档案利用需求二者的结合所决定的。 档案价值的结构 档案具有凭证价值和情报价值。档案是由作为办事工具的现行文件转化而来的历史陈迹，档案载体上又保留又真切的原始标记，如当事人的手稿或签署，机关或个人的印信，有的则为原来形象和声音的照录。它客观地记录了当事人的思想和行为，以及既往的各种情况，成为查考、争辩和处理事务的真凭实据。同时，档案又记载了历史活动的事实和过程，以及经济，政治和科学文化活动等各方面的成果和经验教训。它作为信息的一种原始贮存形式，给人们提供大量的情报和知识。档案的凭证和情报价值，具体表现在以下几个主要方面：机关行政管理和业务工作的查考凭据，生产建设的参考依据，政治活动的必要手段，科学研究的可靠资料，文化教育的生动素材。 实现档案价值的规律性 （ 1 ）档案价值扩展律。档案具有对形成机关的作用和社会作用的双重性。档案形成之初的若干时间内，主要作为本单位工作和生产的必要条件而发挥作用，这被称为档案的第一价值。档案为其形成单位有效地发挥作用，成为各机关积累和保存档案的主要动力，从而又进一步促使档案第一价值的实现。档案保存到一定时限以后，它的作用则超出其形成机关，为社会上各种利用需要发挥作用则成为主要方面，这被称为档案的第二价值。它表现为档案作用的扩大以及档案类型与其相应作用的变异性。如行政管理档案，既可用于行政工作的查考，也可作为人口学、经济史或某项科学技术研究的资料。（ 2 ）档案机密性递减律。档案具有一定的机密性，它随着时间和条件的转移而有所变化。有的若干年后仍须保密，有的则降低或失去机密性。从总体而言，档案机密性呈逐渐弱化的趋向。机密程度强弱与保存时间久暂成反比例的关系，是档案密级变化的一般规律性。（ 3 ）档案的科学文化作用递增律。档案的多种作用，有时也被归纳为政治作用和科学文化作用两个基本方面，即档案具有两种作用的双重性。随着社会的发展，档案在继续用于政治活动的同时，对发达经济、建设文化、繁荣科学技术方面的作用逐渐地增多。 档案价值的实现，档案作用发挥的程度如何，取决于一定的条件。一般说来，其基本条件有四个方面：（ 1 ）档案利用实践。档案在日常存放的静态中，其价值处于潜在阶段，只有在人们利用的过程中才能表现出档案的价值，并校正和提高人们对档案价值的认识。（ 2 ）社会发展水平、社会制度和档案管理政策，对于档案利用的需要和可能提供利用的程度，有很大的制约作用。社会进步程度愈高，愈能为档案的开放利用提供更多的条件，充分实现档案的价值。（ 3 ）社会档案意识，特别是人们档案的认识水平、重视程度和利用动机等因素，都影响档案发挥作用的状况。人们的档案意识越强，档案价值愈能实现得充分；档案价值的实现，又促进人们档案意识的加强。（ 4 ）档案管理水平是影响档案发挥作用的直接因素。改善档案管理制度，提高对档案的全面认识和科学管理质量，对于发挥档案的社会效益和经济效益具有重要作用。 | |