| 档案馆2005年工作总结 | |
| 作者：admin 点击数：61 日期：2006/02/22 | |
档案馆2005年工作总结 2005年6月，撤销挂靠学校办公室的综合档案室，成立档案馆，一年来，在学校各项事业快速发展的进程中，在学校各部门、各单位的大力支持下，档案馆作为学校的档案信息管理机构,遵循“为现实服务，为未来着想”的工作原则，认真贯彻“高质量地培养高素质人才”的办学指导思想和“三个第一”的工作要求，坚持“急利用者所急、帮利用者所需、服务至上”的宗旨，推进两个建设―制度建设和基础设施建设，以档案工作现代化为重点，以强化档案基础业务建设为动力，进一步优化馆藏结构，全面提高管理和服务水平，较好地履行了部门职能，再次被评为山东省档案管理省一级先进单位，并作为8所高校之一在全省高校档案工作会议上作了发言。现将一年来的具体工作汇报如下： 一、推进制度建设和基础设施建设，为不断提高管理服务水平奠定基础 进一步充实和完善了《山东理工大学档案管理办法》及各项行政工作和业务工作规章制度，明确了工作职责、工作流程和对外服务范围等，尤其是对档案的安全保管和文件材料整理归档、十一类档案的立卷归档制度及学校新成立的立卷单位的归档范围和材料保管期限工作做出了明确规定，并汇编成册。使面向全校的各项档案业务环节更加规范。对相关工作的运行机制、程序、要求等作了明确规定，为这些工作的运转奠定了基础。全馆人员各司其职，各尽其职。保证使档案管理工作更加程序化、规范化。 我们对馆内环境进行了净化，并在走廊墙壁上安装了宣传图片，内容涉及到档案馆的简介、规章制度、组织机构、业务流程、档案格言等方面。这不仅使全校师生对档案馆所提供的各项服务及办理程序一目了然，同时使他们的档案意识得到了增强。同时也浓厚了档案馆的文化氛围。 更新了现代化管理设备。上馆后，我们申请购置了3台计算机和1台大型打印机，解决了设备配置低、运行速度慢等难题，使工作效率大大提高。 二、加强档案网站建设 在原校办网页上的档案工作信息及大事记栏目等相关内容的基础上，建立健全了档案馆网页。以档案工作动态、理工人物、大事记、史料编研、服务指南、档案法规等栏目，充分发挥这一宣传平台，进一步推动档案工作的广泛交流、研讨和服务，完善档案信息工作的激励、约束机制。从信息的收集、整理、发布等各环节入手，大大提高了档案信息工作的时效性。围绕学校工作中心深入开展形式多样的信息调研活动。积极参与学校开展的各项活动，汇总整理各有关部门和单位反映的问题、意见、建议，为网站提供了大量第一手资料。扩大学校档案工作的影响。使各类信息在提供决策咨询、沟通校内外情况、指导面上档案工作等方面发挥积极作用。 三、拓展档案编研领域，加大服务力度 在强化档案八个业务环节工作的同时，围绕学校的中心工作，加大编研力度，从2005年3月起，编纂了第二本《山东理工大学年鉴》，从组织程序到内容的编辑是一项庞大的系统工程，其内容不仅涉及到历史而且还要有学校方方面面的现状，自2月起调整修改了年鉴编写大纲及撰稿要求，对稿件进行了收集和编辑，在组织撰稿的同时，查阅了大量的档案资料，已印刷出版。 加强了大事记的编写工作。并由专人负责编写，并把信息的收集、摘抄、整理工作放到日常来做。每季度初通过档案馆网页公布上季度的学校大事记。查阅者能从十种渠道进行不同类内容的检索，进一步增强大事记信息的时效性。 为校庆做好校史编辑及校史展的先期筹划、组织协调和参与工作。 四、规范档案管理年度考核体系，推进档案基础业务建设 根据省档案局关于2005年档案管理考核的布置安排，组织档案工作人员认真学习了省、市档案管理考核的有关文件，根据考核要求，结合我校实际情况，逐条逐项找出工作中存在的差距和不足，并制定出措施和整改计划。编写了总目录、分卷目录、全引目录、协议合同、批复、学籍目录、声像档案目录、机读目录、文号目录等检索工具。利用档案开展编研工作，制定了分类方案和保管期限表，组卷规范合理。各立卷单位文件制成材料符合质量要求，归档及时、完整、准确。使其归档率、完整率、准确率分别达到99%、98%、98%。案卷编目规范，排架合理，保管安全。建立了档案管理基本情况统计台帐，内容包括档案数量、机构人员、库房、设备、库藏结构和档案利用及反馈情况等。基本实现了档案管理现代化与单位管理现代化同步。完成近千条案卷级、文件级目录的输入工作。继续研制开发档案管理软件及数据测试工作。 自查中发现的问题和不足之处，根据问题的性质按岗位责任制落实给责任人，并实行目标管理。同时还协调有关部门解决整改过程中遇到的问题。整改落实后，我们组织有关人员进行自查评分，对照“标准”检查是否达标，是否具备验收条件。并于10月10日将自查报告分别报省、市档案局，经审核达标后，获省一级先进单位称号。 五、加强对立卷单位专、兼职档案员的管理 制订了《山东理工大学文件材料立卷归档考核办法》，从案卷的形成积累、立卷程序、归档办法三个方面对立卷单位和专兼职档案员进行考核，并将其立卷归档工作情况与年度考核成绩挂钩，以提高文件材料立卷归档的质量，促进各立卷单位管理水平的提高。由于学校机构调整和新建，我们对各立卷单位的分管领导和兼职档案员进行了重新认定，根据变动情况及时联系，确保档案工作的顺利进行。 六、围绕学校的中心工作，充分发挥档案的作用 档案馆作为学校的档案信息中心，在强化档案八个业务环节工作的同时，能够及时了解利用者的需要，采用电话调卷、开架阅览等多种形式为利用者主动提供档案信息服务。进一步拓宽了档案服务领域，对家庭档案进行了收集和管理；充分发挥了档案在德育、成教及各类考核和评估、招生就业、专升本、固定资产检查、财务清帐、补办学历、学历认证、出国、进修、干部审计、基建维修等学校各项工作中的作用。本年度共收集各类档案1330余卷，照片74余张。提供利用档案2013卷次。 七、加强了统计工作 强化了数据分析，对科研、学生、师资队伍进行了统计，并通过相关数据的对比，分析了现阶段存在的一些问题并提出了相应建议，按时填写报送了《山东普通高等院校本科专业发展状态数据调查表》等报表，为领导决策提供参考。 存在的问题与不足： 在回顾一年来取得成绩的同时，我们也清醒地认识到，按照建设高水平大学的要求，档案馆的工作还存在一定差距，比如，现代化管理手段较弱。计算机管理档案未完全达到档案信息数字化水平。对工作的系统性研究和创新还不够；档案工作条件需进一步加强等，我们将在今后的工作中逐步改进。 对档案工作的几点建议： 根据《中华人民共和国档案法》及其《普通高等学校档案管理办法》，高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是学校历史、教学、科研、管理、文化的综合体现。档案工作应纳入学校的发展规划，才能与学校的发展相适应，才能真正把档案工作提上议事日程，达到“三纳入”，即纳入学校各学院、部、处、、室的计划；纳入管理制度；纳入管理人员的职责范围。做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。 1、数字档案馆必须纳入学校整体信息化建设的总格局，构筑档案信息资源体系与共享体系。 2、队伍建设要适应档案信息化建设的发展，急需配备计算机技术及复合型人才。 3、加强对档案工作的领导。建立建全档案工作管理体制。成立学校档案工作管理委员会（由分管校领导及主要部分部门负责人为成员），进一步加强对档案工作的领导，使档案工作在学校发展中发挥更大的作用。 4、为学校档案工作的发展创造良好的外部环境。完善档案执法监督检查机制，做到执法必严，违法必究，将《档案法》列入学校普法教育内容，以增强学校档案意识。 档案馆班子领导分工 梁建俊：负责档案馆全面工作。 路凤英：协助馆长工作。 2006.2.22 | |