| 关于对复旦大学等高校数字化档案馆建设的调查报告 | |
| 作者：admin 点击数：60 日期：2006/11/30 | |
2006年初我馆在制定2006年―2010年发展规划时，已将建设数字化档案馆确定为本个五年计划的工作重点。为了做好该项建设，了了解和借鉴国内有代表性的高校的经验和做法， 10月16日至20日我馆业务指导部对复旦大学、上海交通大学、同济大学三所高校的档案馆进行了实地考察，重点参观学习了他们的数字化建设工作。现将有关情况报告如下： 一、档案管理信息系统使用情况 （一）软件建设使用情况 三所高校目前均启用了档案管理信息系统。从结构上看，三个软件都具备了高校档案管理所必需的功能，但结合各校实际情况，软件功能又各具特色。复旦大学档案管理系统与办公自动化系统链接，在全校各部门之间实现了资源共享，各立卷单位的发文在办公自动化系统上登记后，可在档案管理信息系统发文管理数据库中自动生成，不必再重复录入，同时他们还使用了条形码技术进行库房盘点和档案的查借阅登记；复旦大学和上海交大均实现了档案库房环境的全自动智能控制，通过计算机就可以察看库房温湿度情况，并调控库房内空调、除湿机等设备进行作业；同济大学为了方便利用者，研发了学生在校成绩中英文翻译软件，实现了中英文成绩单同步生成的功能。 （二）硬件建设使用情况 配合软件系统的启用，三所高校均配置了相关的硬件设施，其中的服务器均由各校的网络中心托管。这样做的好处有以下两点：一是从人员上看，档案部门精通计算机知识的人员较少，这样做有利于节约人力，把有限的人力资源最大限度的投放在对软件功能的开发、使用和维护上；二是从安全性上看，网络中心使用的防火墙其功能要强大的多，这样做有利于存储的档案数据的安全。另外，复旦大学在库房内安装了电动密集架，并实现了计算机与电动密集架的链接。复旦大学和上海交大均实现了对库房温湿度的实时监测和数据存储。 二、馆藏档案数字化情况 三所高校都从方便利用的角度出发，结合本校的实际情况和档案利用现状，选择了适合本馆的档案数字化道路。复旦大学档案馆配合百年校庆工作将珍贵档案、历史照片摘选出来，完成了数字化的工作。上海交大档案馆除了将本校的珍贵档案、历史照片摘选出来外，还将近年来的毕业生成绩表等教学档案一并进行了数字化。同济大学完成了馆藏全部档案（十三万卷）的案卷级目录输入工作。 三、电子文件的收集与管理 三所高校的电子档案都是以在线式归档的方式进行收集，并在服务器中备份。从格式上讲，并未对其做出严格的规定，只要在网上能打开并查阅利用即可。对于那些占用空间较大，无法在网上传输的多媒体等电子档案，三所高校均采用可卸式归档方式，要求立卷单位提供电子档案、存储电子档案所需的载体以及使用该电子档案所需的相关软件。在整理时，这部分电子档案与配套的纸质档案编制同一个档号，存放在防磁柜内。 四、几点启示 （一）人员素质的提升 数字化档案馆是传统的档案管理业务与现代化的信息管理技术相结合的产物。因此，建设数字化档案馆不仅要精通档案业务知识，还要熟练掌握计算机技术。目前，我馆工作人员的档案业务知识较为过硬，计算机知识相对贫乏。要提升人员素质，可以通过两个渠道，双管齐下：一是通过自学、培训等途径提高现有人员的素质；二是通过引进计算机技术专门人才来提升队伍整体素质。 （二）档案管理信息系统与办公自动化系统的链接 档案管理信息系统作为一个专业的管理软件，在档案专业领域发挥着重要作用。但要扩大其服务领域，就要完成其与办公自动化系统的链接。通过链接，可以实现资源共享，既方便了档案馆档案信息的录入，又方便了各单位对档案信息的利用。因此，建议在资金允许的条件下，尽早实现档案管理信息系统与办公自动化系统的链接。 （三）馆藏档案的数字化 近年来，随着我校毕业生人数的不断增加，来查阅复制其学籍档案的人数也不断增多，利用卷次呈上升态势。结合这一实际情况，建议把近年来的教学档案，尤其是理工大全宗的学籍档案作为数字化的重点进行处理。 （四）电子文件的归档管理 目前，我馆存有少量的与纸质档案相配套的电子档案，多与纸质档案一并存放在档案盒内，不利于电子档案数据的保存。因此，在数字化档案馆建设尚未完成之前，建议制作专门的电子档案存储袋，将电子档案一片存放一袋，编制与配套的纸质档案相同的档号，汇总后集中存放在防磁柜中，并在相应的纸质档案的案卷目录上标注其电子档案的信息。待数字化档案馆建设完成之后，将这部分电子档案导入系统的相应位置。 | |