| 档案基础知识之二 | |
| 作者：admin 点击数：540 日期：2006/12/07 | |
全宗（ fonds ） 一个机关、单位或个人在社会活动中形成的档案的有机整体，是档案的基本分类和管理单位，也是国家档案全 宗 组成的基本单位。全宗是整理档案来源原则的重要体现和方法，在档案学中有时称为全宗原则和全宗理论。 全宗最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则而应用的，在 1841 年 4 月 24 日颁布的《各省和各地区档案整理和分类的基本条例》中首次提出，后为许多国家采取，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。法文 fonds 一词，原为“土地”、“基金”、“宝库”等意，用于档案学有时附加限定词，如 fonds d'archives （档案全宗）。中国曾有“档案群”和音译“芬特”等用法， 1995 年后全国统一改为“全宗”。在汉语中，“宗”本为祖庙、族系以及类别、批量的意思，因而惯称相关事件的一组文件，以至泛称档案，均谓卷宗。“全宗”的字面意义，就是全部卷宗。 全宗的成分和要求 一个全宗的档案是历史上形成的，它由特定的来源单位在履行职能任务过程中积累下来的原始记录，组成不可分割的有机体系。其成分包括机关的普通档案和专门档案，各种记录方式、各种载体和文种形式的内部文件、收件和发文存搞。全宗是档案馆对档案进行整理分类、编目和日常管理，以及国家对档案进行统计监督的基本单位。在档案的整理、流转和保管过程中，同一全宗的档案不得分散，不同全宗的档案不得混杂，这称作档案管理中的全宗不可分散性原则。 全宗构成条件和立档单位 在通常的情况下，一个独立从事活动的单位，如国家机关的部、局、厅，一个工厂、学校，所形成的档案应该组成一个全宗；机关内部的组织机构，如业务处、科、室，所形成的档案则作为相应的全宗的组成部分。形成全宗的机关单位称作“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。确定档案全宗划分的界限，即研究拥有档案的机构能否成为一个立档单位，这通常被称为全宗构成者的条件，或立档单位的条件。立档单位的主要标志是他们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。一般具备下列条件的机构就是立档单位，它所形成的档案即构成全宗：（一）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；（二）是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；（三）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。上述三个方面往往是相互依存，也有时并不完全具备，其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。立档单位确定之后，对整理完毕的每个档案全宗，均冠以立档单位的名称。“××省教育厅全宗”，并编与一个全宗号。 全宗的形式 主要分为常规全宗和特殊形式的全宗两种类型：常规全宗即一般情况下的独立全宗，有的国家也称其为标准全宗；在难以区分或不必要区分独立全宗的情况下，则采取联合全宗、全宗汇集和档案汇集等办法，作为全宗的特殊形式。 | |