一、编制目的
　　为了统一我校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案业务建设的整体水平，根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》所确定的基本原则，结合两校合并后的山东理工大学档案工作实际，特制订本方案。
    二、编制原则
　　1、考虑我校档案工作的历史、现状和今后的发展，从实际出发，体现教学、科研档案在学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用。
　　2、以我校全部档案为对象，并按照形成同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别的原则进行编制。
    三、类目设置与主要内容
　　（一）一级类目的设置与标识
　　一级类目是我校档案实体分类的最高层位。我校档案确定的一级类目计11个。其标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母。
　　一级类目名称、标识符号和主要内容如下：
　　1、党群　ＤＱ　主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
　　2、行政　ＸＺ　主要包括学校行政职能部门（除教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门外）工作中形成的文件材料。
　　3、教学工作　ＪＸ　主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
　　4、科学研究　ＫＹ　主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
　　5、产品生产与科技开发　ＣＰ　主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
　　6、基本建设　JJ　主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
　　7、仪器设备　ＳＢ　主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。
　　8、出版　ＣＢ　主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。
　　9、外事　ＷＳ　主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
　　10、财会　ＣＫ　主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
　　11、声像　ＳＸ　主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声、像材料
　　　　（二）二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映内容性质进行设置。根据我校的实际情况，所有类别档案均设置到二级类目。二级类目的标识均采用“双位制”。如综合“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
     四、类目划分与标识
　　（一）党群类 DQ

ＤＱ 11 党务综合
　　　ＤＱ 12 纪 检
　　　ＤＱ 13 组 织
　　　ＤＱ 14 宣传教育
　　　ＤＱ 15 统 战
　　　ＤＱ 16 工 会
　　　ＤＱ 17 团 委
　　（二）行政类 ＸＺ

ＸＺ 11 综合
　　　ＸＺ 12 人事
　　　ＸＺ 13 监察、审计
　　　ＸＺ 14 　武装、保卫
　　　ＸＺ 15 　总务
　　　ＸＺ 16　 档案、图书、文博
　　（三）教学类 J X
　　　JX 11　综合
　　　JX 12　学科与实验室建设
　　　JX 13　招生
　　　JX 14　学籍管理
　　　JX 15 课堂教学与教学实践
　　　JX 16　学位工作

JX 17　毕业生工作
　　　JX 18　教 材
　　（四）科研类　KY
　　　KY 11　综 合
　　　KY[12] 按项目设置类目
　　（五）产品类　CP

CP 11  综 合

CP[12] 按产品种类设置类目
　　（六）基建类　JJ
　　　JJ 11　综合
　　　JJ[12] 按单项工程设置类目
　　（七）设备类　SB

SB 11  综合

SB[12] 按仪器设备种类或型号设置类目 
　　（八）出版类　CB
　　　CB 11 综 合
　　　CB 12 报 纸
　　　CB 13 刊 物
　　　CB 14 书 稿
　　（九）外事类　WS
　　　WS 11 综 合
　　　WS 12 出 国（境）
　　　WS 13 来 校
　　　WS 14 国际合作与会议
　　　WS 15 外国留学生工作
　　（十）财会类　CK
　　　CK 11 综 合
　　　CK 12 会计报表
　　　CK 13 会计帐簿
　　　CK 14 会计凭证
　　　CK 15 工资清册
　　（十一）声像类　SX
　　　SX 12 照 片
　　　SX 13 录音带
　　　SX 14 录像带
　　　SX 15 幻灯片
　　　SX 16 磁 盘
　　　SX 17 影视胶片
　　　SX 18 缩微胶片
　　　SX 19 光 盘
　　五、档号的编制方法
　　档号是存取档案的代号，排架的依据，反映我校档案实体分类体系和物理位置。档号编制原则应遵循“唯一性、合理性、稳定、简明”原则，即同一全宗内的档号不得重号和空号，不能随意变动，层次尽量少，能适应计算机辅助管理的要求；方便插卷与扩展，并有利于发挥排架、检索的双向功能。
　　档号结构、标识和模式：
　　年度号 — 类目号 — 案卷号
　　｜ 　　　　｜ 　　　　｜
　　｜ 　　　　｜　　　　　 ￣　1～n（按最下位类目流水）
　　｜　 　　　　￣￣　由一、二级类目标识符组成
　 　￣￣　年度号（四位阿拉伯数字组成）
　　六、馆藏档案全宗及其标识
　　山东理工大学办学五十年来，经历各历史时期调整、合并至今拥有七个单位全宗，各全宗标识符用其表征字的汉语拼音表示，其全宗名称与标识符见下表：