| 山东理工大学实物档案管理办法（试行） | |
| 作者：admin 点击数：795 日期：2007/06/05 | |
山东理工大学实物档案管理办法（试行） 实物档案是学校档案的重要组成部分，是反映学校建设与发展过程中所取得成就的真实的历史记录，具有较高的保存价值。为加强我校实物类档案的收集、征集、整理、统一管理，更加有效地保护和利用实物档案资源，充分发挥实物档案在学校建设中的作用，特制定本办法。 一、实物档案的归档原则 （一）实物类档案是指以物质实体为载体，能够反映学校发展历史真实面貌，并具有保存价值的特定物品。一般包括能够反映学校职能活动的奖品、印信、题词（字画）、荣誉、奖励证书、礼品和纪念品等。 （二）学校对实物类档案实行集中统一注册、分级管理的原则。凡具有反映学校特色的具有保存价值的实物档案，办理归档登记手续后，集中学校档案馆存放保管；其他具有保存价值的实物档案，须在档案馆办理归档登记手续后，交有关部门和单位存放保管。 （三）实物档案管理是学校档案工作的一项内容，要认真做好实物档案的归档工作，保证学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等各项活动中产生的重要的、有价值的实物档案完好、及时地保存下来。 （四）实物档案属学校财产，任何部门不得违反实物档案的统一注册、分级管理的原则；任何个人不得把实物档案占为己有。 二、实物档案的归档范围 （一）中央、省、市领导及有一定社会影响的人物为学校所题写的题词和赠送的字画。 （二）学校及各学院、各部门因更名、撤消等原因使用过的印章。 （三）学校从事教学、科研、管理和对外服务各项重大活动（包括文艺、体育各种比赛）中获得的奖章、奖杯、奖牌、锦旗、奖状、奖励证书等。 （四）在国际交往中，国际友人赠送的纪念物品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。 （五）中外校友赠给母校的各类有保存利用价值、便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种纪念物品等）。 （六）历届党政主要领导在工作中使用过的有保存价值的用品（题字、词）及签名用章。 （七）反映学校不同阶段的信笺、信封、工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等（样品）。 （八）获省级以上科研成果实物标本及样品。 （九）能够反映学校历史重大活动，具有保存价值的其它实物。 三、实物档案的收集、保管和存放 （一）凡属上述归档范围内的实物档案，应由部门立卷归档并按要求办理移交手续，由校档案馆统一按规定集中存放。 （二）凡属档案馆统一保存的实物档案，有关部门如有需要可以办理借出手续，但时间不得超过半年，在这期间如有损坏、遗失等情况或逾期不交还者，学校给予通报批评，并按实物价值予以经济处罚。 （三）学校档案馆负责对实物档案归档工作进行业务指导，各部门兼职档案员负责收集、整理，按规定的时间向学校档案馆移交。 （四）实物档案作为学校档案实体分类中的一个门类，以每个实物为一个单位进行整理和保管。 （五）利用馆藏实物档案，必须由使用部门提出申请经档案馆馆长同意，方可利用。 四、实物档案的实体分类与标识 （一）一级类目的设置与标识 采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母 “SW”，即“ShiWu（实物）”的缩写。 （二）二级类目的设置与标识 二级类目是对一级类目的细分，按实物档案的载体形式进行设置。二级类目的标识，采用阿拉伯数字“双位制”。 11 题词、字画 12 锦旗 13奖状、证书 14 印信 15 牌匾 16 奖杯 17 校徽、纪念徽章 18 礼品、纪念品 19 其它 五、实物档案的保管期限 实物档案一律为永久保存。 六、实物档案的归档要求及归档时间 （一）各部门及各直属单位、教学单位均为立卷单位。各种奖品、名人字画、荣誉、奖励证书、礼品和纪念品等由获得或接收部门立卷归档，各种印信由制作使用过的部门立卷归档。学校党政主要领导在工作中形成的或使用过的实物档案，由校长办公室立卷归档。 （二）各学院（教学部）、各部门及个人在送交实物档案时，应附上实物档案的文字说明(见附样)，并办理交接手续。填写移交目录一式两份，交接双方签字，双方各存一份备查。 （三）如果归档单位由于特殊原因不能按时归档，应先将实物进行登记编号后，办理借用手续可在本部门或单位暂存。应该移交学校档案馆保存的实物档案，在部门暂存时间不得超过半年。 （四）各种实物类档案归档时间为次年6月底前完成。 附实物档案移交清样： 一、一般实物档案的文字说明应包括：实物名称、实物材料规格、产生时间、制作单位、送交单位、送交时间。 例：校办送交原淄博学院院长办公室印章壹枚。 实物名称：印章 实物材料：木质 产生时间：xxxx年x月 制作单位： 淄博学院 送交单位：校长办公室 送交时间：x 年 x 月 x 日 二、奖品、奖状文字说明应包括：奖品名称、奖励材料、奖品级别、授奖单位、授奖时间、送交单位、送交时间。 例：体育学院送交大运会奖杯壹个 奖品名称：奖杯 奖品级别：第x届大学生运动会女排亚军 获奖单位：山东理工大学 授奖时间： x 年x月 x 日 送交单位：体育学院 送交时间：x 年 x 月 x 日
2007年4月26日 | |