2010年度部门档案工作

 

    为切实贯彻落实《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局2008第27号令），进一步提高学校档案工作管理水平，根据《山东理工大学档案管理考核实施办法》和《关于开展2010 年度部门档案检查考核的通知》的要求，档案馆组成年度档案检查组于11月23日―12月3日对全校部门档案工作进行了检查考核，现将检查考核情况通报如下：

    本年度部门档案检查考核采取部门自查、部门年度归档案卷普查和检查组实地检查考核相结合的方式进行。分为四个阶段：第一阶段，各部门按照《关于开展2010 年度部门档案检查考核的通知》的要求对本部门档案工作的四个重点内容开展自查，形成部门自查报告，对照学校档案管理考核标准评定指标体系自评。第二阶段，档案馆组成四个档案检查考核组结合部门的自查报告和自我评价，分别对各部门2008-2009年度归档案卷的实际状态进行查验，逐部门、逐方面、逐类别的开展检查评议。同时对党委组织部等8个部门的档案工作进行了实地检查考核。听取部门汇报、实地调阅查看相关资料、与部门档案工作分管领导和兼职档案管理员进行座谈交流，通过书面和实地检查两种方式对全校56个立卷归档部门的档案工作进行了全面、认真、细致的检查考核，掌握部门档案管理的第一手资料，形成检查组意见。第三阶段，档案馆召开专题会议，听取检查组工作汇报，对整个检查考核情况进行了综合分析和评议，对照考核评价体系，拟定检查考核反馈意见和考核等次。第四阶段，向各部门书面反馈检查考核意见，发布本年度部门档案工作检查考核通报。

     经综合评议审定，本年度档案工作检查考核优秀等次部门 20个；合格等次部门 36个（名单附后）。针对部门档案工作存在的主要欠缺和不足，采取书面反馈意见的形式提出具体明确的整改要求，对个别部门档案管理存在的明显问题，专门与相关部门进行了沟通和交换意见，统一了对整改工作的要求和期限。鲁泰学院因成立时间的较短，未纳入本次部门档案工作年度检查考核。

    学校各部门普遍重视年度档案工作检查考核，召开会议专题研究档案检查考核工作。成立了由部门负责人、兼职档案员和科室负责人组成的档案考核工作小组，实行了逐级分工、层层分解检查考核指标体系，主动开展档案工作自查，针对存在的不足，突击进行了整改，并认真按照《关于2010年度部门档案工作考核的通知》的要求形成本部门的自查报告。主要表现在：

    （一）强化了部门档案工作的基础管理

    各部门认真贯彻落实《山东理工大学档案管理办法》等规定，绝大多数部门建立完善了档案工作管理体系，根据工作特点，明确了部门分管领导及兼职档案员，将档案管理列入部门年度工作计划、分管领导、兼职档案员及相关工作人员的岗位职责，把档案工作与部门其他工作有机结合起来，坚持部门立卷、课题组立卷和档案工作“四同步”原则，设立了与档案存量保管相适应的档案室或必备的档案装具，及时研究解决档案工作中遇到的困难和问题。部门档案工作初步达到与教学、科研、管理等重要业务工作同布置、同检查、同总结、同验收，档案管理的自觉性逐步提高。

    （二）增强了部门档案工作的规范化意识

   《山东理工大学档案管理办法》对学校各部门的文件资料收集范围作了明确规定。档案资料的收集、整理、分类、立卷、归档、移交过程的规范化逐步成为各部门做好档案工作的共识。本次检查考核评价体系中档案工作规范化是重点考核内容，大多数部门能主动按照检查考核标准认真组织自查，突出档案收集齐全、科学分类、规范整理、按时归档的一贯要求，抓住基础性工作环节不放，按照工作标准和规范要求自觉对照，针对存在的问题，集中时间和精力，采取有效措施，从文件材料的源头上保证档案材料的收集齐全完整。兼职档案员及相关工作人员重视档案业务培训和规范化操作，力求较好的掌握了文件材料的收集、分类、整理、立卷归档和档案管理信息系统的使用技能，有效的杜绝了部门各类档案材料的流失，保证了学校档案资源的齐全、完整和安全。

    （三）提升了全员参与档案管理的自觉性

    本次年度档案工作检查考核，在各部门引起积极反响，提升了部门做好档案工作的自觉意识，摆正了档案工作和其他工作的关系，普遍认识到档案材料从形成、分类、收集、立卷归档贯穿于部门工作的自始至终，是部门工作的一个重要部分。档案工作不仅仅反映部门的职能活动，还是衡量各个部门、各项业务、每个岗位履行职责的重要内容，必须要以认真负责的态度，勤劳务实的工作作风和孜孜不倦的敬业精神对待。这既是对工作负责的表现，又是职责范围的要求。应当按要求把档案工作落到实处，把档案材料的形成、分类、整理、归档和检查纳入部门的工作流程，作为基础管理工作体现在部门工作之中，养成自觉的意识和良好的工作习惯，积极从事档案管理。

    几年来，部门的档案工作和今后努力方向水平虽然有程度不同的提高，档案材料在学校的各类评估鉴定和验收等活动中发挥了不可替代的作用，但部门档案工作不够平衡，存在这样或那样的不足，需要进一步的整改和加强。

    （一）部门档案管理体系需进一步健全和完善，在日常工作中要做到领导、机制、制度、职责、人员、检查自觉到位，把档案工作真正纳入部门工作体系，认真落实档案管理的“四同步”工作要求，形成积极主动的工作机制。

    （二）部门需加强日常的管理监督和指导，关心支持兼职档案管理员工作。从对历史和现实负责的高度协调好档案工作和部门其他工作的关系，加强兼职档案员及相关工作人员的思想教育和业务培训，激励他们爱岗敬业，帮助协调和解决工作中遇到的难题，保持兼职档案员的相对稳定。

    （三）认真按照规范标准严格执行部门档案材料的收集、整理、分类、组卷、装帧、编号、录入、纸质和电子档案的对应、移交等具体工作要求，着重把握归档范围、案卷标准、归档时间和交接手续等主要业务环节，努力提高案卷质量。

    （四）强化标准化操作和规范化管理，强化部门兼职档案人员的责任，切实落实部门立卷、课题组立卷、兼职档案员立卷并检查验收的措施，按照案卷材料内在要求，提高案卷的齐全完整率、归档率和验收移交一次性通过率。

    档案工作是学校管理的重要组成部分。开展年度部门档案工作检查考核，是全面加强学校档案管理的重要内容，各部门要以这次检查考核为契机，更加主动开展档案工作宣传教育，进一步增强全员档案意识，不断加大部门档案工作“四同步”的落实力度，以检查考核促进建设，积极贯彻落实教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》（2008第27号令）和《山东理工大学档案管理办法》，努力创建与学校建设发展相适应的档案工作新格局。

 

附件：2010年度部门档案工作检查考核结果