各学院、部门、直属单位：
为了全面贯彻落实《高等学校档案管理办法》，切实提高我校档案工作水平，根据《山东理工大学档案管理考核实施办法》的规定，经研究决定，现对各立卷部门的档案管理工作进行年度考核，现将有关事项通知如下：
一、考核范围
全校各学院、部门、直属单位等立卷部门。
二、考核内容
（一）档案工作是否纳入部门工作计划和议事日程，列入部门分管领导、兼职档案员岗位职责；
（二）档案工作是否与部门工作实行四同步管理（重大活动、工程项目、引进设备、教学、科研等重要工作中，将归档工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收）；
（三）部门是否建立了档案工作规章制度及档案人员岗位责任制；
（四）兼职档案人员参加业务培训及业务工作开展情况；
（五）部门归档材料平时收集立卷情况；
（六）部门档案保管条件及安全情况。
三、考核组织形式
考核采取部门自查和实地抽查相结合的方式。各部门对本部门档案工作进行全面自评，形成自查报告并填写《山东理工大学档案管理考核评定表》（见附件）；在部门自查的基础上，我馆将组成考核小组进行抽查，抽查的方式为实地查看、现场座谈、查阅资料等。
四、考核等级
考核设优秀、合格、不合格三个等次。90―100分为优秀，60―89分为合格，60分以下为不合格。
五、考核工作时间安排
（一）自通知下发日至11月23日，各立卷部门进行年度档案工作全面自查并形成自查报告，填写山东理工大学档案管理考核表（红字部分除外），由部门分管领导签字并加盖部门公章于11月23日前报送档案馆业务指导部；
（二）11月26日―12月7日，档案馆组成考核小组对立卷部门年度档案管理工作情况进行抽查（具体抽查时间提前与被抽查部门协商确定）；
（三）12月8日―14日，档案馆汇总各立卷部门考核成绩，报分管校领导审批后公布考核结果。
请各立卷部门按照考核标准及有关要求，积极做好各项备查材料等相应准备工作。
附件：山东理工大学档案管理考核表
二�一二年十一月十六日
山东理工大学档案管理考核表
部 门 名 称 | | 总 分 | | 自评分 | 考核分 | 备 注 |
考 核 内 容 | 评 分 标 准 |
一、 组 织 管 理 （ 26 分） | 组织 领导 （ 16 分） | 1.档案工作列入部门工作计划和议事日程（3分），实行四同步管理（3分）（共6分，有相关文件或会议记录的得满分，否则酌减或不得分） | | | |
2. 明确分管档案工作的部门领导和兼职档案员（有相关文件或会议记录的得 2 分，否则酌减或不得分） | | |
3.档案工作列入分管领导、兼职档案员岗位职责（有相关文件或会议记录的得 3 分，否则酌减或不得分） | | |
4. 建立了档案工作规章制度及档案人员岗位责任制（有相关文件或会议记录的得 5 分，否则酌减或不得分） | | |
人员 管理 （ 10 分） | 1. 兼职档案员相对稳定，工作调动或调整时及时办理了档案移交手续（有档案交接记录的得5分，否则不得分） | | |
2. 兼职档案员按时参加全校业务培训,并较好的掌握了文件材料立卷归档技能（按时参加培训的得5 分,无故不参加的本项不得分） | | |
二、 立卷归档（ 44 分） | 部门立卷 （ 8 分） | 严格执行部门（课题组）立卷制度（3分）和部门兼职档案员向档案馆移交的制度（5分）。 | | | |
归档完整 （ 6分） | 归档文件材料收集齐全、完整（含声像、实物和电子文件材料）（缺一份扣2分） | | |
归档准确 （ 3分） | 能够准确无误地判定归档材料的保存价值和保管期限，无冗杂材料，对无凭证作用或利用价值的材料不予归档。（准确率达到100%得3分，每低于5%扣1分） | | |
注：归档材料准确率=准确判定归档材料的保存价值和保管期限的案卷数/归档案卷总数
考 核 内 容 | 评 分 标 准 | 自评分 | 考核分 | 备 注 |
二、 立卷 归档 （44 分） | 网上立卷（ 10 分） | 熟练使用档案管理信息系统录入档案信息，做到准确无误。（独立熟练使用5分，录入信息准确无误5分） | | | |
归档及时 （ 17 分） | 1.根据学校统一要求，准时在规定时限内完成归档工作（部门、学院次学年6月底前归档；教务处形成的成绩、学籍表、毕业信息等次学年12月底前归档；科研类档案在项目完成后两个月内；基建类档案在项目完成后三个月内；重大活动档案在活动结束后一个月内）（按时归档得10 分，否则不合格） | | |
2.纸质档案和电子档案同时移交，并有完备的交接手续（表格完备2分，填写内容3分） | | |
3.建立归档材料平时收集立卷的工作习惯，注重档案材料的平时积累、平时立卷（平时积累、立卷的得2分，否则不得分） | | | |
三、 案卷质量（ 25 分） | 组卷 （ 5 分） | 遵循文件材料形成规律，分类准确、组卷合理，保持卷内文件材料系统联系 | | | 出错率=0得5分；每上升10%扣1分，超过40%不得分 |
卷内内容 （20分） | 1. 卷内文件完整、准确、系统，排列有序（5分） | | |
2. 卷内文件用纸规范，书写工整、字迹清晰、用墨符合要求（5分） | | |
3. 卷内文件目录、备考表填写规范，页码编写无误。（5分） | | |
4. 卷内文件装订整齐，无金属装订物（5分） | | |
四 安全保密 5 分 | 保管条件 （ 2 分） | 配有专用的文件材料柜和档案柜（未配备的该项不得分） | | | |
安全保密 （ 3 分） | 有较强的安全保密意识，认真负责保管档案及文件材料（有执行情况记录且无泄密事故的得 3 分，否则酌减或不得分） | | |
注：出错率=每项出现错误的次数/部门移交文件总数
部 门 意 见 | 分管领导签字：____________________ 年 月 日 （部门盖章） |
档 案 馆 意 见 | 盖章：____________________ 年 月 日 |
学 校 意 见 | 盖章：____________________ 年 月 日 |
注：考核内容红字部分无需填写。