各学院、部门、直属单位:
为了全面贯彻落实《高等学校档案管理办法》,切实提高我校档案工作水平,根据《山东理工大学档案管理考核实施办法》的规定,经研究决定,现对各立卷部门的档案管理工作进行年度考核,现将有关事项通知如下:
一、考核范围
全校各学院、部门、直属单位等立卷部门。
二、考核内容
(一)档案工作是否纳入部门工作计划和议事日程,列入部门分管领导、兼职档案员岗位职责;
(二)档案工作是否与部门工作实行四同步管理(重大活动、工程项目、引进设备、教学、科研等重要工作中,将归档工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收);
(三)部门是否建立了档案工作规章制度及档案人员岗位责任制;
(四)兼职档案人员参加业务培训及业务工作开展情况;
(五)部门归档材料平时收集立卷情况;
(六)部门档案保管条件及安全情况。
三、考核组织形式
考核采取部门自查和实地抽查相结合的方式。各部门对本部门档案工作进行全面自评,形成自查报告并填写《山东理工大学档案管理考核评定表》(见附件);在部门自查的基础上,我馆将组成考核小组进行抽查,抽查的方式为实地查看、现场座谈、查阅资料等。
四、考核等级
考核设优秀、合格、不合格三个等次。90―100分为优秀,60―89分为合格,60分以下为不合格。
五、考核工作时间安排
(一)自通知下发日至11月23日,各立卷部门进行年度档案工作全面自查并形成自查报告,填写山东理工大学档案管理考核表(红字部分除外),由部门分管领导签字并加盖部门公章于11月23日前报送档案馆业务指导部;
(二)11月26日―12月7日,档案馆组成考核小组对立卷部门年度档案管理工作情况进行抽查(具体抽查时间提前与被抽查部门协商确定);
(三)12月8日―14日,档案馆汇总各立卷部门考核成绩,报分管校领导审批后公布考核结果。
请各立卷部门按照考核标准及有关要求,积极做好各项备查材料等相应准备工作。
附件:山东理工大学档案管理考核表
二�一二年十一月十六日
山东理工大学档案管理考核表
部 门 名 称 | | 总 分 | | 自评分 | 考核分 | 备 注 |
考 核 内 容 | 评 分 标 准 |
一、 组 织 管 理 ( 26 分) | 组织 领导 ( 16 分) | 1.档案工作列入部门工作计划和议事日程(3分),实行四同步管理(3分)(共6分,有相关文件或会议记录的得满分,否则酌减或不得分) | | | |
2. 明确分管档案工作的部门领导和兼职档案员(有相关文件或会议记录的得 2 分,否则酌减或不得分) | | |
3.档案工作列入分管领导、兼职档案员岗位职责(有相关文件或会议记录的得 3 分,否则酌减或不得分) | | |
4. 建立了档案工作规章制度及档案人员岗位责任制(有相关文件或会议记录的得 5 分,否则酌减或不得分) | | |
人员 管理 ( 10 分) | 1. 兼职档案员相对稳定,工作调动或调整时及时办理了档案移交手续(有档案交接记录的得5分,否则不得分) | | |
2. 兼职档案员按时参加全校业务培训,并较好的掌握了文件材料立卷归档技能(按时参加培训的得5 分,无故不参加的本项不得分) | | |
二、 立卷归档( 44 分) | 部门立卷 ( 8 分) | 严格执行部门(课题组)立卷制度(3分)和部门兼职档案员向档案馆移交的制度(5分)。 | | | |
归档完整 ( 6分) | 归档文件材料收集齐全、完整(含声像、实物和电子文件材料)(缺一份扣2分) | | |
归档准确 ( 3分) | 能够准确无误地判定归档材料的保存价值和保管期限,无冗杂材料,对无凭证作用或利用价值的材料不予归档。(准确率达到100%得3分,每低于5%扣1分) | | |
注:归档材料准确率=准确判定归档材料的保存价值和保管期限的案卷数/归档案卷总数
考 核 内 容 | 评 分 标 准 | 自评分 | 考核分 | 备 注 |
二、 立卷 归档 (44 分) | 网上立卷( 10 分) | 熟练使用档案管理信息系统录入档案信息,做到准确无误。(独立熟练使用5分,录入信息准确无误5分) | | | |
归档及时 ( 17 分) | 1.根据学校统一要求,准时在规定时限内完成归档工作(部门、学院次学年6月底前归档;教务处形成的成绩、学籍表、毕业信息等次学年12月底前归档;科研类档案在项目完成后两个月内;基建类档案在项目完成后三个月内;重大活动档案在活动结束后一个月内)(按时归档得10 分,否则不合格) | | |
2.纸质档案和电子档案同时移交,并有完备的交接手续(表格完备2分,填写内容3分) | | |
3.建立归档材料平时收集立卷的工作习惯,注重档案材料的平时积累、平时立卷(平时积累、立卷的得2分,否则不得分) | | | |
三、 案卷质量( 25 分) | 组卷 ( 5 分) | 遵循文件材料形成规律,分类准确、组卷合理,保持卷内文件材料系统联系 | | | 出错率=0得5分;每上升10%扣1分,超过40%不得分 |
卷内内容 (20分) | 1. 卷内文件完整、准确、系统,排列有序(5分) | | |
2. 卷内文件用纸规范,书写工整、字迹清晰、用墨符合要求(5分) | | |
3. 卷内文件目录、备考表填写规范,页码编写无误。(5分) | | |
4. 卷内文件装订整齐,无金属装订物(5分) | | |
四 安全保密 5 分 | 保管条件 ( 2 分) | 配有专用的文件材料柜和档案柜(未配备的该项不得分) | | | |
安全保密 ( 3 分) | 有较强的安全保密意识,认真负责保管档案及文件材料(有执行情况记录且无泄密事故的得 3 分,否则酌减或不得分) | | |
注:出错率=每项出现错误的次数/部门移交文件总数
部 门 意 见 | 分管领导签字:____________________ 年 月 日 (部门盖章) |
档 案 馆 意 见 | 盖章:____________________ 年 月 日 |
学 校 意 见 | 盖章:____________________ 年 月 日 |
注:考核内容红字部分无需填写。