| 归档文件整理规则 | |
| 作者：admin 点击数：5012 日期：2013/02/21 | |
1 范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义 本标准采用下列定义。 2．1 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2．2 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2．3 件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 3 整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4 质量要求 4．1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4．2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5 整理方法 5．1 装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 5．2 分类 归档文件可以采用年度--机构（问题）--保管期限或保管期限--年度--机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 5．2．1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。 5．2．2 按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。 5．2．3 按机构（问题）分类 将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。 5．3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 5．4 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A1。图示中"*"号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。 5．4．1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 5．4．2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。 5．4．3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 5．4．4 件号：文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案 的最低一级类目内，按文件排列顺序?quot;1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。 5．4．5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。 5．5 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5．5．1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。 5．5．1．1 件号：填写室编件号。 5．5．1．2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 5．5．1．3 文号：文件的发文字号。 5．5．1．4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外?quot;[ ]"号。 5．5．1．5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。 5．5．1．6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为灰场?br> 5．5．1．7 备注：注释文件需说明的情况。 5．5．2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。 5．5．3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 5．6 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 5．6．1 档案盒 5．6．1．1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310 mm×220 mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30 mm、40 mm等（见图A4a）。 5．6．1．2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A4b、图A4c）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用"-"号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。 5．6．1．3 档案盒应采用无酸纸制作。 5．6．2 备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。 5．6．2．1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 5．6．2．2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 5．6．2．3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 5．6．2．4 日期：归档文件整理完毕的日期。 | |