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关于“理工e档案”远程查档服务系统 正式上线的通知
作者:  点击数:12  日期:2022/05/30




在一期档案数字化加工和目录建库工作的基础上,二期“理工e档案”远程查档服务系统经过研发、调试等工作,已正式上线运行,现将有关事宜通知如下:

一、系统功能

理工e档案”远程查档服务系统包括档案查询自助下单、用户身份审核、考研试题自助打印、快递信息填报、查询数据统计、查借阅信息登记等功能,实现了档案信息的远程查询与提供利用。

二、服务内容

系统支持本人查询学籍档案(包括全日制和非全日制学生在读期间的录取大表、学籍表、成绩单、毕业信息)和2019年至今已归档的考研试题。

三、操作说明

系统可通过微信搜索小程序“理工e档案”或扫描“山东理工大学档案馆”微信公众号提供的小程序码进入,操作说明详见《“理工e档案”远程查档服务指南》(附件1)。


              

      山东理工大学档案馆

                   2022530







附件:

 “理工e档案”远程查档服务指南

一、服务内容

该程序支持本人查询学籍档案(包括全日制和非全日制学生在读期间的录取大表、学籍表、成绩单、毕业信息)和2019年至今归档的考研试题,不支持代办业务。

二、操作流程

(一)微信扫码(图1-1),打开“理工e档案”微信小程序。

1-1 “理工e档案”微信小程序码

(二)注册登录。首次登录成功后30天内可自动登录,无需再次注册、登录,如图2-1所示。

2-1 用户登录界面

(三)选择并提交服务项目。查询考研试题选择“考研试题”服务,查询学籍档案选择“档案申请”服务(如图3-1所示)。点击相关服务后,按界面提示填写查档信息并提交。

3-1主界面

(四)取档方式

考研试题档案需到山东理工大学西校区(新村西路266号)逸夫图书馆西二门一楼厅使用档案自助查询打印机自行打印。

查询学籍档案时,可选择以下三种取档方式,待查档申请状态由“查询中”变为“去支付”,并支付查档费用后,即可通过选定的取件方式领取档案。无故不支付查档费用,后期将无法通过本程序申请档案查询服务。

选择取档方式前,请务必确认顺丰快递能否送达。疫情期间,对于能送达的,我馆将及时寄出;对于不能送达的,可选择“推送查档件照片”方式。

1.邮寄档案

请在个人中心页面点击“我的快递”(如图4-1所示),选择查询完毕的档案, 点击“申请发货”按钮(如图4-2所示), 填写姓名、电话、地址等收货信息(如图4-3所示)。系统默认以顺丰到付的方式寄出查档件。快递信息录入一次后系统会自动缓存, 下次使用时会自动回填。



4-1 个人中心



4-2 我的快递



4-3 填写收件人信息



2.来馆取档

来馆取档者请到山东理工大学西校区(新村西路266号)逸夫图书馆113房间(从图书馆西二门进入)领取档案,自取时应出示有效身份证明。自取前,请务必确认是否可以进校。入校请严格执行入校审批手续。受疫情防控影响,我校会阶段性停止外来访客入校。档案馆保管查档件15个工作日,逾期不取视为自动放弃。

3.推送查档件照片

该方式主要针对快递无法送达地区或不需要纸质档案的用户,推送的照片为所需查询档案的纸质复制件经盖章后拍摄的电子照片。

请在个人中心页面点击“我的档案”(如图4-1所示),选择查询完毕的档案, 点击“查档件照片”按钮(如图4-4所示),然后点击“保存到本地”按钮,可将图片保存到本地(如图4-5所示), 遇到问题可以点击“反馈有误”按钮,进行错误信息反馈。

4-4 查档件照片

4-5 查看查档件照片

(五)查询办理进度

用户在个人中心页面(如图5-1所示)可以查看已经提交的档案或考研试题的申请记录,其中“我的档案”的查档进度将根据申请处理状态进行分类展示(如图5-2所示);“我的考研试题”的查档进度将根据领取状态进行分类展示(如图5-3所示)。

5-1 个人中心

5-2 档案查询记录

5-3 考研试题查询记录



三、工作时间

工作人员在岗时间为:工作日上午8:00-11:30,下午14:00-17:00国家法定节假日除外,寒暑假期间工作时间另行通知)。

四、响应时间

自收到查档申请之日起3-5个工作日内办理,特殊情况另行通知。

五、注意事项

1.请勿重复提交查档申请,恶意提交、逾期不取等行为将被列入黑名单。

2.填写查档信息应准确,信息不全或有误将导致无法查到所需档案。

3.学生毕业至少两年后,学籍档案(录取档案除外)方能移交档案馆,如需查询该阶段的档案,请联系形成档案的相关部门。

4. 任何组织和个人未经档案馆同意不得向社会公布、陈列、展出档案,违反者依照《中华人民共和国档案法》和相关法规追究责任。

六、联系方式

查档值班室电话:0533-2780013



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