在一期档案数字化加工和目录建库工作的基础上，二期“理工e档案”远程查档服务系统经过研发、调试等工作，已正式上线运行，现将有关事宜通知如下：

一、系统功能

“理工e档案”远程查档服务系统包括档案查询自助下单、用户身份审核、考研试题自助打印、快递信息填报、查询数据统计、查借阅信息登记等功能，实现了档案信息的远程查询与提供利用。

二、服务内容

系统支持本人查询学籍档案（包括全日制和非全日制学生在读期间的录取大表、学籍表、成绩单、毕业信息）和2019年至今已归档的考研试题。

三、操作说明

系统可通过微信搜索小程序“理工e档案”或扫描“山东理工大学档案馆”微信公众号提供的小程序码进入，操作说明详见《“理工e档案”远程查档服务指南》（附件1）。

      山东理工大学档案馆

                   2022年5月30日

附件：

 “理工e档案”远程查档服务指南

一、服务内容

该程序支持本人查询学籍档案（包括全日制和非全日制学生在读期间的录取大表、学籍表、成绩单、毕业信息）和2019年至今归档的考研试题，不支持代办业务。

二、操作流程

（一）微信扫码（图1-1），打开“理工e档案”微信小程序。

图1-1 “理工e档案”微信小程序码

（二）注册登录。首次登录成功后30天内可自动登录，无需再次注册、登录，如图2-1所示。

图2-1 用户登录界面

（三）选择并提交服务项目。查询考研试题选择“考研试题”服务,查询学籍档案选择“档案申请”服务（如图3-1所示）。点击相关服务后，按界面提示填写查档信息并提交。

图3-1主界面

（四）取档方式

考研试题档案需到山东理工大学西校区（新村西路266号）逸夫图书馆西二门一楼厅使用档案自助查询打印机自行打印。

查询学籍档案时，可选择以下三种取档方式,待查档申请状态由“查询中”变为“去支付”，并支付查档费用后，即可通过选定的取件方式领取档案。无故不支付查档费用，后期将无法通过本程序申请档案查询服务。

选择取档方式前，请务必确认顺丰快递能否送达。疫情期间，对于能送达的，我馆将及时寄出；对于不能送达的，可选择“推送查档件照片”方式。

1.邮寄档案

请在个人中心页面点击“我的快递”（如图4-1所示），选择查询完毕的档案, 点击“申请发货”按钮（如图4-2所示）, 填写姓名、电话、地址等收货信息（如图4-3所示）。系统默认以顺丰到付的方式寄出查档件。快递信息录入一次后系统会自动缓存, 下次使用时会自动回填。

图4-1 个人中心

图4-2 我的快递

图4-3 填写收件人信息

2.来馆取档

来馆取档者请到山东理工大学西校区（新村西路266号）逸夫图书馆113房间（从图书馆西二门进入）领取档案，自取时应出示有效身份证明。自取前，请务必确认是否可以进校。入校请严格执行入校审批手续。受疫情防控影响，我校会阶段性停止外来访客入校。档案馆保管查档件15个工作日，逾期不取视为自动放弃。

3.推送查档件照片

该方式主要针对快递无法送达地区或不需要纸质档案的用户，推送的照片为所需查询档案的纸质复制件经盖章后拍摄的电子照片。

请在个人中心页面点击“我的档案”（如图4-1所示），选择查询完毕的档案, 点击“查档件照片”按钮（如图4-4所示）,然后点击“保存到本地”按钮，可将图片保存到本地（如图4-5所示）, 遇到问题可以点击“反馈有误”按钮，进行错误信息反馈。

图4-4 查档件照片

图4-5 查看查档件照片

（五）查询办理进度

用户在个人中心页面（如图5-1所示）可以查看已经提交的档案或考研试题的申请记录，其中“我的档案”的查档进度将根据申请处理状态进行分类展示（如图5-2所示）；“我的考研试题”的查档进度将根据领取状态进行分类展示（如图5-3所示）。

图5-1 个人中心

图5-2 档案查询记录

图5-3 考研试题查询记录

三、工作时间

工作人员在岗时间为：工作日上午8:00-11:30，下午14:00-17:00（国家法定节假日除外，寒暑假期间工作时间另行通知）。

四、响应时间

自收到查档申请之日起3-5个工作日内办理，特殊情况另行通知。

五、注意事项

1.请勿重复提交查档申请，恶意提交、逾期不取等行为将被列入黑名单。

2.填写查档信息应准确，信息不全或有误将导致无法查到所需档案。

3．学生毕业至少两年后，学籍档案（录取档案除外）方能移交档案馆，如需查询该阶段的档案，请联系形成档案的相关部门。

4. 任何组织和个人未经档案馆同意不得向社会公布、陈列、展出档案，违反者依照《中华人民共和国档案法》和相关法规追究责任。

六、联系方式

查档值班室电话：0533-2780013。