各部门、各单位：

为确保2023年度形成的各类档案材料和近期重大活动材料及时、完整地收集归档，现将2024年归档工作有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）2023年1月1日至12月31日，学校在党政管理、教学、科研、基建、出版等各类工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体形式的材料。

（二）2022年毕业全日制学生的成绩单、毕业类信息。

（三）近期我校发生的具有较大影响和重要意义的事件相关材料。

二、归档要求

（一）各部门、各单位要高度重视档案材料的收集、归档工作。分管领导应及时部署档案归档工作，从记录历史、传承文化的角度，加强部门重点材料的收集、整理工作；兼职档案员应参照《各类档案类目代号及归档范围、保管期限》（附件5），结合工作实际，确定本部门归档材料范围，做好文件材料的收集、整理与归档工作，确保档案归档质量。

（二）各部门、各单位应指定档案工作分管领导（一名）、兼职档案员（一至两名），3月8日前与档案馆分管老师联系，沟通归档工作相关事宜，详见《档案收集工作分工表》（附件3）并加入档案业务沟通QQ群“山理工档案人”，群号：763219941。

（三）各部门、各单位按照《2024年度部门立卷归档明细表》（附件1）规定的内容和时限归档。重大活动档案材料移交需填写《山东理工大学重大活动档案材料登记表》（附件4）。

（四）各部门、各单位应严格把关，注重归档材料质量。做到归档材料齐全、内容完整、标识齐全、声像清晰符合归档要求。归档文件必须为原件，复印件原则上不得归档。

（五）各部门、各单位归档材料要求纸质材料与其电子文件同步归档，上传电子文档应与档案材料原件保持一致，有条件的单位可直接上传档案原件的扫描件（彩色扫描、300dpi、PDF格式）。不具备扫描条件的单位，应将文件转换成PDF格式文件后上传，数据库导出的数据量较大且超过200页的excel文件可直接上传。

（六）各部门、各单位纸质档案材料组卷，以每卷档案纸张不超过100张为标准，正反面文件材料每卷不宜超过200页；单面文件材料每卷不宜超过100页。

（七）各部门、各单位档案材料移交时需同时提交《2024年度部门立卷归档明细表》（附件1）和通过系统打印的档案移交目录（本部门的各类别档案汇总为一份），一式两份，交接双方当面验收、签字。

（八）各部门、各单位的档案管理系统登录用户名、密码请从档案馆各分管老师处领取（部分单位有调整）。

附件：1.2024年度部门立卷归档明细表

      2.山东理工大学立卷归档工作流程

      3.档案收集工作分工表

      4.山东理工大学重大活动档案材料登记表

      5.山东理工大学重大活动档案材料管理办法

      6.各类档案类目代号及归档范围、保管期限

 档案馆

2024年2月28日